L’autogestion de la formation décharge toutes les parties concernées
Écrit par Ingrid Goris | Febelfin Academy, Natacha Delcourt | BNP Paribas Fortis, 19/08/2024 • Général
Grâce à l’autogestion, les participants gagnent en contrôle et peuvent programmer de manière flexible la date qui leur convient le mieux. Les responsables de formation, quant à eux, n’ont plus à se soucier de nombreuses questions administratives.
Par autogestion, nous entendons, en quelques mots, que les participants à un examen ou à une formation peuvent choisir eux-mêmes la date de l’examen ou de la formation, sans l’intervention de leur responsable de formation. Plusieurs organisations ont déjà opté pour ce système d’autogestion, notamment BNP Paribas Fortis. Nous avons eu une conversation à ce sujet avec Natacha Delcourt, Head of Learning & Development, Diversity & Inclusion chez BNP Paribas Fortis.
Gain mutuel de temps et d’efficacité
Si l’on considère le nombre d’examens de médiation, les examens de repassages et les recyclages qui doivent être organisés chaque année par les responsables de formation, il s’agit d’un volume considérable.
Il faut souvent beaucoup d’échanges avant de trouver une date qui convient à chaque employé pour passer les examens et planifier les recyclages. Dans les grandes organisations, en particulier, les questions pratiques s’accumulent rapidement, le processus prend beaucoup de temps et n’est pas optimal. Le système d’autogestion rationalise ce processus grâce à la réduction des échanges superflus.
Comment cela fonctionne-t-il exactement ? Le responsable de formation inscrit l’employé(e) aux formations nécessaires via la plateforme d’apprentissage MyFA. L’employé(e) a accès à la plateforme MyFA et peut alors décider quand il/elle passera l’examen ou participera à la formation. Cela permet de limiter les échanges et d’éviter les erreurs.
Cela supprime-t-il complètement le rôle du responsable de formation ? Non, certainement pas. Les responsables de formation restent chargés de l’analyse préalable. Lorsqu’un(e) nouvel(le) employé(e) arrive, il est nécessaire de vérifier les examens qu’il/elle doit encore passer. Il se peut que certains aient déjà passé une partie de ces examens chez un autre employeur du secteur. Le responsable de formation doit alors identifier la situation de l’employé(e) et mettre en place un parcours approprié. Il/elle inscrira ensuite les participants sur la plateforme d’apprentissage. « Ce n’est qu’une fois que le(la) participant(e) est inscrit(e) à une formation qu’il(elle) peut choisir lui-même(elle-même) la date de l’examen ou de la formation », explique Ingrid Goris, Business Development Manager chez Febelfin Academy.
Cela présente des avantages pour toutes les parties concernées. D’une part, le(la) participant(e) lui-même(elle-même) gagne en responsabilité et en liberté. Il/elle gagne en contrôle et peut choisir le créneau d’examen ou la date de formation qui lui convient le mieux. La planification et l’étude s’en trouvent facilitées. D’autre part, cela facilite la coordination avec son propre emploi du temps et évite les malentendus.
De plus, le responsable de formation bénéficie également d’avantages considérables.
L'allègement de la charge administrative pour l'équipe L&D implique bien sûr un certain lâcher-prise ! Le suivi exige une approche et une façon de penser différentes. Il s’agissait surtout d’une question d’adaptation.
Sur la plateforme MyFA, des outils spécifiques, tels que des rapports, sont mis à la disposition des responsables de formation pour les aider à assurer le suivi.
L'autogestion exige de bons accords
Pour la mise en place de programmes autogérés, Febelfin Academy prévoit une concertation préalable avec le responsable de formation de l’organisation concernée. « Nous expliquons alors le principe de l’autogestion et le fait que nous incluons cette possibilité dans nos programmes de formation. Ensuite, nous nous concertons pour décider quels sont les programmes pour lesquels nous voulons mettre en œuvre ce principe. En effet, cela peut être déterminé programme par programme », explique Ingrid Goris.
La communication entre Febelfin Academy et le responsable de formation est donc extrêmement importante, mais Febelfin Academy communique également directement avec le(la) participant(e). Une fois que le(la) participant(e) est inscrit(e) par son responsable de formation, Febelfin Academy lui envoie un courriel expliquant le concept des programmes autogérés. Cela permet aux organisations de familiariser progressivement les employés avec le processus d’autogestion La communication interne entre le(la) responsable de formation et les employés est également importante.
En tant que responsable de formation, vous devez bien expliquer ce concept, car il s’agit d’une nouvelle façon de procéder. L’organisation de séances d’information peut vous y aider. Nous avons également développé une petite vidéo.
Tout cela demande un certain temps d’adaptation, mais une fois cette phase passée, les réactions sont enthousiastes. « L’autogestion exige un changement d’état d’esprit de la part de toutes les personnes concernées. Mais tout le monde y gagne. Le responsable de formation est déchargé(e) d’un fardeau et les participants peuvent gérer leur propre formation, ce qui est très motivant »
Vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur l’autogestion, ou vous êtes déjà convaincu et souhaitez explorer la manière de mettre en œuvre l’autogestion au sein de votre organisation ? Ingrid Goris, Isabelle Meulemeester et Kelly Deschacht, les membres de notre équipe business development, se feront un plaisir de vous donner plus d’informations et/ou de vous guider vers d’éventuelles étapes ultérieures. Vous pouvez contacter notre équipe de développement commercial à l’adresse suivante : letstalk@febelfin-academy.be.
