Ik laat compliance medewerkers nadenken over communicatie
Geschreven door Barbara Huybrechts | lecturer Febelfin Academy & winner Best Lecturer Award 'Personal Development' 2023, 17/06/2024 • Compliance & Audit
Binnen het opleidingstraject “Qualified Operational Compliance Professional” is er ook aandacht voor communicatie. ‘Daarbij valt op dat compliance-medewerkers soms een erg technisch taaltje gebruiken, dat voor buitenstaanders moeilijk verstaanbaar is’, zegt Barbara Huybrechts, lesgever bij Febelfin Academy.
De financiële sector is geen onbekende voor Barbara Huybrechts, die het grootste deel van haar carrière voor een grootbank werkte, waar ze diverse functies opnam. Terwijl ze er zelf eerder procesgericht bezig was, viel het haar telkens weer op dat goede communicatie vaak het verschil maakte tussen een succesvol project, of eentje dat wat moeilijker liep.
Enkele jaren geleden besloot ze om haar ervaring door te geven als lesgever. Ze werd in de opleiding aangetrokken om, met een training over soft skills, de interne en externe communicatie vanuit Compliance te faciliteren. ‘Binnen het traject “Qualified Operational Compliance Professional” geeft ik twee keer, twee uur, opleiding over communicatievaardigheden. De focus ligt hierbij op hoe compliance-medewerkers meer impactvol kunnen communiceren.’
Een brede aanpak
Daarbij passeert een breed scala aan onderwerpen de revue. ‘We gaan in op de verschillende soorten communicatie. Ook gaan we na met welke verschillende stakeholders de deelnemers best zouden communiceren en waarmee ze dan rekening moeten houden.’ Daarnaast is er aandacht voor de verschillende fases van een gesprek, de verschillen tussen non-verbale, schriftelijke en mondelinge communicatie en tenslotte ook het verschil tussen objectieve feiten en interpretatie. ‘Op het einde is er nog een oefening rond actief luisteren. We gaan na hoe je kan luisteren en welke verschillende soorten van luisteren er bestaan.’
Om deze theorie te kaderen is er ook ruimte voor de praktijk. ‘Ik probeer dit alles praktisch in te vullen. Zo peil ik bij de deelnemers naar hun eigen ervaringen en deel ik ook mijn eigen ondervindingen’, zegt Huybrechts.
Eigen taaltje
Wat valt er vooral op bij de manier waarop compliance-medewerkers communiceren? ‘Ze gebruiken een eigen technisch taaltje, met heel veel acroniemen. Vaak staan ze daar niet meer bij stil, aangezien ze dag in dag uit met dit onderwerp bezig zijn. Ik tracht hen er dan op te wijzen dat dit voor buitenstaanders niet altijd makkelijk te verstaan is.’
Huybrechts legt uit dat het technische taalgebruik niet onlogisch is, aangezien compliance-medewerkers vaak heel omzichtig moeten communiceren. ‘Ze beschikken soms over informatie die een ander niet heeft en die niet zomaar vrijgegeven mag worden. Daardoor komen ze soms in gevoelige situaties terecht.’
Ze merkt tevens op dat er verschillen waar te nemen vallen onder de deelnemers. ‘Soms confronteer ik hen met hun manier van communiceren. Dat levert boeiende discussies op. Het valt vooral op dat jongeren wat informeler communiceren, dan hun oudere collega’s.’ Ook van bedrijf tot bedrijf zijn er verschillen waar te nemen. ‘In sommige bedrijven is de cultuur wat losser, in andere financiële instellingen blijft die meer hiërarchisch en formeel’, legt Huybrechts uit.
Vlotter verkoopbaar
Ze legt ook uit dat de training zorgt voor meer efficiëntie. ‘Door de gevoelige aard van de informatie waarmee compliance-medewerkers werken, moeten ze soms moeilijke boodschappen overbrengen. Het feit dat ze dan bovendien niet zomaar alle informatie waarover ze beschikken mogen vrijgaven, maakt de puzzel nog wat complexer.’
Dit soort moeilijke boodschappen krijg je volgens haar iets vlotter verkocht, als je je bewust wordt van een aantal communicatiestrategieën, niet alleen van jezelf maar ook van de tegenpartij. ‘Tijdens de opleiding werken we daarom ook hard aan dat aspect van het verhaal. Zo kunnen de deelnemers hopelijk een juistere juiste toon vinden bij dit soort gesprekken en meer aandacht besteden aan bepaalde signalen.
In de prijzen
Ze stelt met voldoening vast dat de meeste deelnemers enthousiast reageren op dit onderdeel van de opleiding. ‘Ze herkennen veel van wat ik zeg, zoals over hun specifieke taaltje.’ Dat enthousiasme blijkt ook uit het feit dat Huybrechts in april de ‘Febelfin Academy Best Lecturer Award’ won in de categorie ‘personal development’. ‘Die komt rechtsreeks voort uit de feedback die de deelnemers gaven. ‘Het feit dat ik deze prijs rechtstreeks van hen kreeg, maakt hem voor mij des te mooier’, besluit Huybrechts.
Febelfin Academy wil leren zo impactvol mogelijk maken en stelt daarom opleidingstrajecten samen waarbij deelnemers 360° ondergedompeld worden in het onderwerp, en waarbij ze de aangereikte inzichten ook echt kunnen gebruiken in de praktijk. Daarom integreren we soft skills waar nodig in onze opleidingstrajecten, in open aanbod of op maat. Voor meer informatie over ons opleidingsaanbod kan je contact opnemen met Martin Haegheman, Ingrid Goris bekijkt graag met jou de mogelijkheden voor een opleiding op maat.
