Zelfsturing bij opleidingen, een win/win voor alle betrokkenen
Geschreven door Ingrid Goris | Febelfin Academy, Natacha Delcourt | BNP Paribas Fortis, 19/08/2024 • Algemeen
Door zelfsturing krijgen de deelnemers het heft in handen en kunnen flexibel een datum inplannen, die hen het best uitkomt. Daarnaast, verlichten de administratieve taken voor de opleidingsmedewerkers .
Met zelfsturing bedoelen we, in een notendop, dat de deelnemers aan een examen of opleiding, volledig zelf de datum van dat examen of die opleiding kunnen kiezen, zonder tussenkomst van hun opleidingsverantwoordelijke. Verschillende organisaties kozen er al voor om te werken met dit systeem van zelfsturing, onder andere BNP Paribas Fortis. We hadden hierover een gesprek met Natacha Delcourt, Head of Learning & Development, Diversity & Inclusion bij BNP Paribas Fortis.
Wederzijdse tijdswinst en efficiëntie
Als we het aantal bemiddelingsexamens, herexamens en (bijscholings-) opleidingen bekijken die door de opleidingsverantwoordelijke jaarlijks moeten worden geregeld, dan spreken we over een aanzienlijk volume.
Het vergt vaak heel wat communicatie eer er voor elke individuele medewerker een geschikte datum gevonden kan worden voor het afleggen van examens en het inplannen van bijscholing. Zeker bij grote organisaties loopt het praktische geregel al gauw op en is dit een zeer tijdrovend en inefficiënt proces. Het systeem van zelfsturing ‘stroomlijnt’ dit proces door het beperken van overbodige communicatie.
Hoe werkt dit dan precies? De opleidingsverantwoordelijke schrijft de medewerker in voor de nodige opleiding(en) via het leerplatform MyFA. De medewerker heeft toegang tot MyFA en kan vervolgens zelf beslissen wanneer hij/zij het examen aflegt of de opleiding volgt. Dat bespaart heel wat communicatie over en weer en het vermijdt vergissingen.
Valt de rol van de opleidingsverantwoordelijke dan volledig weg? ‘Nee, zeker niet. De opleidingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de pre-analyse.
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, moet nagegaan worden welke examens die nog moet afleggen. Sommigen voltooiden mogelijks al een deel bij een andere werkgever in de sector. Dan dient de opleidingsverantwoordelijke dat in kaart te brengen en een gepast traject op te zetten. Vervolgens zal die de deelnemers aanmelden op het leerplatform. Pas nadat de deelnemer aan een opleiding is toegewezen, kan die zelf de datum van het examen of de opleiding kiezen’, verduidelijkt Ingrid Goris, Business Development Manager bij Febelfin Academy.
Dit heeft voordelen voor alle betrokkenen. Enerzijds krijgt de deelnemer zelf meer verantwoordelijkheid en een grotere vrijheid. Hij/zij heeft zelf het heft in handen en kan kiezen voor het best passende examenslot. Dat maakt het plannen en studeren makkelijker. Bovendien vergemakkelijkt dit de combinatie met de eigen agenda en vermijdt het misverstanden.
Anderzijds zijn er ook aanzienlijke voordelen voor de opleidingsverantwoordelijke.
‘Minder administratieve last voor de L&D medewerkers betekent natuurlijk ook wel een stukje loslaten. De opvolging vereist een andere aanpak en een andere manier van denken. Dat is vooral een kwestie van aanpassen ’
Binnen MyFA zijn voor de opleidingsverantwoordelijke specifieke tools voorzien die helpen bij de opvolging, bijvoorbeeld de rapporten.
Zelfsturing veronderstelt goede afspraken
Bij het opzetten van zelfsturende programma’s voorziet Febelfin Academy vooraf in een overlegmoment met de opleidingsverantwoordelijke van de organisatie in kwestie. ‘We geven dan uitleg over het principe van zelfsturing en het feit dat we dat aanbieden in onze opleidingen. Daarna is het een kwestie van overleg, om te bepalen voor welke programma’s ze dit willen implementeren. Want het is mogelijk om dit programma per programma te bepalen’, aldus Ingrid Goris.
De communicatie tussen Febelfin Academy en de opleidingsverantwoordelijke is dus van groot belang, maar Febelfin Academy communiceert ook direct met de deelnemer. Eens de deelnemer ingeschreven is door de opleidingsverantwoordelijke, stuurt Febelfin Academy een e-mail met toelichting over het concept van zelfsturende programma’s. Dit ondersteunt organisaties bij het stapsgewijs vertrouwd maken van medewerkers met het zelfsturend proces. Ook de interne communicatie van de opleidingsverantwoordelijke naar de medewerkers toe is belangrijk.
‘Als opleidingsverantwoordelijke moet je dit goed toelichten, want het is toch wel een nieuwe manier van werken. Infosessies organiseren kan daarbij helpen. We hebben zelf een kleine video ontwikkeld.'
Dat alles vraagt wat aanpassing, maar eens die fase voorbij is zijn de reacties enthousiast. ‘Zelfsturing vereist een mind-shift bij alle betrokkenen. Maar voor beiden is het een win-win. Bij de opleidingsverantwoordelijke neemt het een last weg en de deelnemers kunnen zelf hun opleiding aansturen, wat extra motiverend werkt’
Wil je meer informatie over zelfsturing, of ben je al overtuigd en wil je onderzoeken hoe je zelfsturing binnen jouw organisatie kan implementeren? Ingrid Goris, Isabelle Meulemeester en Kelly Deschacht, ons business development team, geven je graag meer info en/of begeleiden je bij eventuele verdere stappen. Je kan contact opnemen met ons business development team via letstalk@febelfin-academy.be.
