Efficiënte en veilige gegevensuitwisseling : KBC maakt nu ook gebruik van de Febelfin Academy API
Geschreven door Tony Ceulemans | Febelfin Academy, 19/04/2024 • Algemeen
Om hun opleidingsverantwoordelijken toe te laten de administratie rond bijscholing sneller, flexibeler én beter te kunnen opvolgen, heeft KBC het eigen LMS gekoppeld aan MyFA via de Febelfin Academy API.
Opleiding draagt bij aan de professionele ontwikkeling en het succes van medewerkers en organisaties. Binnen de financiële sector zijn opleidingen, examens en al dan niet verplichte bijscholing bovendien een voorwaarde voor de kwaliteit van de dienstverlening.
Het opvolgen en beheren van de opleidingstrajecten van alle werknemers is een grote uitdaging voor opleidingsverantwoordelijken. ‘Bij KBC proberen we al lang om de administratieve taken zo minimaal mogelijk te houden’, zegt Alexander Deroulez, IT-expert bij KBC. ‘Zo beschikken opleidingsverantwoordelijken van KBC over een beheertoepassing om makkelijk examens op te volgen en gebeurt er dagelijks een automatische berekening van verplichte bijscholingsuren. Medewerkers kunnen ook op elk moment een opleidingsattest genereren’.
KBC is ook al geruime tijd gebruiker van het MyFebelfinAcademy-platform (MyFA). Via dit platform kan de KBC-opleidingsverantwoordelijke bijvoorbeeld medewerkers inschrijven voor examens en opleidingen, en de resultaten en certificaten van medewerkers consulteren.
Het geautomatiseerde proces bespaart mij heel wat werk, het sluit mogelijke vergissingen uit en de rapportering geeft mij een goed overzicht voor verdere opvolging.
Diepere integratie
Als MyFA-gebruiker kreeg KBC de vraag van Febelfin Academy om deel te nemen aan een project omtrent een verdere automatisering van data-uitwisseling tussen beide instellingen via een APIM. APIM staat voor Application Programming Interface Management en het maakt gerichte acties mogelijk, zoals het raadplegen en registreren van informatie.
Bij de start van dit project werden de specifieke noden van de KBC opleidingsverantwoordelijken in kaart gebracht. Dit hielp bij het bepalen van de prioriteiten voor het nieuwe APIM-platform, zoals de uitwisseling van examenresultaten, certificaten en inschrijvingen. Deroulez: ‘Dat zijn allemaal cruciale componenten voor het efficiënt beheren van het bijscholingsproces.’
Proof of concept
In maart 2023 werd een testversie gelanceerd die een verbinding tot stand bracht tussen de testomgevingen van KBC en Febelfin Academy. ‘Deze stap was bepalend vanwege de strikte veiligheidsnormen bij financiële instellingen’, zegt Deroulez.
De daarop volgende ontwikkelingsfases focusten zich op het lezen, begrijpen en integreren van examenresultaten binnen de bestaande workflows van KBC. Zo ontstond een systeem waarbij examenresultaten automatisch teruggekoppeld worden zodat op elk moment het duidelijk is wie over welke kwalificaties beschikt.
Positieve resultaten
Sinds begin 2024 is het nieuwe systeem volledig operationeel voor wat betreft de opvolging van examenresultaten. Deroulez: ‘De resultaten zijn heel positief. De opleidingsverantwoordelijke moet niet langer inloggen op het MyFebelfinAcademy-platform om vervolgens de gegevens per medewerker te gaan opzoeken, resultaten te interpreteren en deze tenslotte opnieuw te registreren in het leermanagement systeem van KBC.
In plaats daarvan moet de opleidingsverantwoordelijke nu enkel nog een dagelijkse log opvolgen die weergeeft welke resultaten werden geïmporteerd.’
KBC overweegt nu ook het inschrijvingsproces voor examens te integreren in de applicatie. Dit zou het voor opleidingsverantwoordelijken mogelijk maken om eenvoudig beschikbare examendata bij Febelfin Academy op te zoeken en medewerkers rechtstreeks in te schrijven. Een andere denkpiste is om een functionaliteit te creëren die ontbrekende attesten van medewerkers importeert, ter voorbereiding op controles door de FSMA.
De resultaten zijn heel positief. De opleidingsverantwoordelijke moet niet langer inloggen op het MyFebelfinAcademy-platform om vervolgens de gegevens per medewerker te gaan opzoeken, resultaten te interpreteren en deze tenslotte opnieuw te registreren in het leermanagement systeem van KBC.
De opleidingsverantwoordelijke van KBC, Inge Droessaert, bevestigt : ‘Het geautomatiseerde proces bespaart mij heel wat werk, het sluit mogelijke vergissingen uit en de rapportering geeft mij een goed overzicht voor verdere opvolging.’
Door het gebruik van de Febelfin Academy API kon KBC met andere woorden de eigen interne efficiëntie gevoelig verhogen en hun opleidingsverantwoordelijken voor een groot stuk ontzorgen. Dit schept weer nieuwe mogelijkheden voor verdere innovatie waar alle betrokken partijen voordeel bij hebben.
Ben je ook geïnteresseerd in het optimaliseren van opleidingsbeheer binnen je organisatie door automatische gegevensuitwisseling via de Febelfin Academy API? Ingrid Goris en Tony Ceulemans lichten je graag toe hoe dit concreet in z’n werk gaat. Je kan het ook rustig nalezen in onze API brochure.
